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如何删除WORD中的空格和空段  

2008-07-18 17:08:12|  分类: 电脑技巧 |  标签: |举报 |字号 订阅

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有位同事正在用编辑一篇文章。他说这文章是从网页上复制下来的,粘贴进后,文字全在表格里,空格和空段非常多。他正手工一个个删除空格和空段,可这共页的文章,不知要删到什么时候;还有这满页的表格,他也不知道怎么去掉。文章他急着要用,正为这些问题苦恼呢。下面写出过程和方法,希望对有相同经历和要求的朋友有所帮助。

一、去掉表格和格式

 为了版面的整齐,网页文档都是以表格的形式存在的,只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为,所以我们在网页上看不到表格。另外,网页文档中换行用的都是手动换行符,还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到中,那么它们也都粘贴进来了,这给重新排版带来了很大的麻烦。现在同事已经把网页粘了进来,可以用下面的方法解决。

从“编辑”菜单中单击“全选”,然后单击“剪切”,再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”,确定。这样表格和各种格式都没了,手动换行符也变成了回车符(段落标记)。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”,把文档保存为纯文本文件,再用打开,效果和上面的方法完全一样。

如果刚从网页上复制了文字,那么在中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤,这样将省事得多。

 二、删除空格

网页文字中会有许多的空段和空格,在中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格,而不是先删除空段呢?道理是:有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格,而有空格的段落并不是真正的空段,在中没法对它们批量执行删除操作。

 首先,从“编辑”菜单中打开“替换”对话框(打开后暂时不要关闭,后面的操作都要在这里完成)。把光标定位到“查找内容”文本框中,按一下空格键输入一个空格(默认情况下是半角空格),“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”,将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀?别急,如果这样的话,那是因为这个文档中还有另外两种空格:全角空格和制表符空格。对这两种空格,半角空格是不会把它们当一家人的,所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法,按空格键,切换到全角状态,然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格,“替换为”为空,再按“全部替换”,所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮,然后单击“特殊字符”,选择“制表符”,在“查找内容”框中会出现“”(当然也可以手工输入),“替换为”为空,再单击“全部替换”,制表符空格也都没了。这时你的文档中保证再也见不到一个空格了。^-^

三、删除空段

删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下,两次单击“特殊字符”中的“段落标记”,“查找内容”框中将出现两个“”(也可以手工输入),再把光标定位到“替换为”框中,单击“段落标记”输入一个“”,再单击“全部替换”,文档中所有的空段全部消失

 其中的道理是什么呢?请想一下,没有空格的空段是怎样产生的?不正是我们连打了两次回车之后才有的么?现在把两个连续的回车替换成一个,正好消除了那个空段。

 如果有连续的空段的话,一次替换不完,你可以多按几次“全部替换”,直到提示找不到替换的对象为止。

 同事的页的文档,经过三步数秒的“挤水”之后,在一字不少的情况下,骤减为页,他非常满意,我也非常得意。 (转) 

 

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